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Regulamento do Gabinete de Projectos do Instituto Politécnico de Beja

Preâmbulo

O Instituto Politécnico de Beja é uma Instituição de Ensino Superior Público ao serviço da região e do país.

A sua missão passa, inequivocamente, pela disseminação de informação que se quer transformada em conhecimento e que implica a cooperação permanente e sincronizada entre as múltiplas áreas do saber e múltiplos intervenientes.

A concretização da sua missão não é, nem será, alheia ao desenvolvimento de iniciativas delimitadas no tempo, efectivamente orientadas para a resolução de problemas objectivamente identificados, procurando sistematicamente as respostas certas, no sentido de potenciar o desenvolvimento local, regional, nacional e internacional. Para tal, a realização de projectos é entendida como determinante, indispensável, do sucesso que almejamos.

Os projectos são iniciativas concretas, programadas, objectivamente avaliadas com base em indicadores de actividade, indicadores de resultado e indicadores de impacto, passíveis de divulgação atempada e sistemática, transversais a todo o Instituto Politécnico de Beja, que consomem recursos na expectativa de alcançar resultados.

Independentemente do carácter pontual, associado a cada projecto em particular, os projectos não são autónomos, mesmo podendo ter uma fonte de financiamento específica, na medida em que a legalidade dos procedimentos, particularmente a que está associada à regularidade financeira, não é passível de descurar. A lei não o permite.

Se, por um lado, a obediência ao cumprimento da legislação associada à realização de despesas públicas é simplesmente inquestionável, por outro, a celeridade dos processos é, também ela, entendida como indispensável.

Um equilíbrio efectivo, relativamente ao exposto no parágrafo precedente, não permite descuidar a existência de uma capacidade de planeamento efectiva, demonstrável factualmente.

Aliás, tal não sendo observado poderia traduzir ineficiência, facilmente comprovada através de recursos subaproveitados ou, contrariamente, em ruptura, nomeadamente no que concerne a recursos humanos.

Face a tudo o que se referiu, entende-se fundamental enunciar o regulamento de funcionamento do Gabinete de Projectos do Instituto Politécnico de Beja.


Enquadramento do Gabinete de Projectos

1.   O Gabinete de Projectos do Instituto Politécnico de Beja é a estrutura técnica responsável pela mediação entre as entidades financiadoras, os coordenadores de projecto e os Serviços Financeiros do Instituto, bem como Serviços não Financeiros, cuja informação a fornecer tenha, ou possa ter, impacto financeiro, ainda que indirecto.

2.   O Gabinete de Projectos do Instituto Politécnico de Beja pode ainda, pontualmente, prestar serviços de consultoria especializada a entidades externas, às quais será cobrado o valor do serviço.


Conceito de projecto

1.   Qualquer actividade humana é um projecto desde que, obrigatoriamente, envolva um resultado definido, recursos explícitos e escalas de tempo determinadas.

2.   Um projecto é uma estrutura designada para o cumprimento de um objectivo claramente definido, caracteriza-se por ter um início e um fim delimitados e por obedecer a um plano.

3.   O plano de projecto consiste num documento detalhado, capaz de evidenciar as actividades a desenvolver, os objectivos a alcançar, os consumos a efectuar, os momentos e os montantes. Assim, o orçamento é neste contexto entendido enquanto expressão quantificada de um plano, que dele faz parte integrante.

4.   Além do exposto nos números anteriores, numa perspectiva informacional e para efeitos de funcionamento do Gabinete de Projectos, entende-se projecto como qualquer iniciativa financiada por uma entidade externa, no todo ou em parte, delimitada no tempo, possuidora de uma estrutura financeira e uma estrutura física próprias e sobre as quais é necessário compilar dados e gerar informação.


Fases de operacionalização de um projecto

1.   Independentemente de um projecto poder ser decomposto num número de fases variável, todas essas fases se podem agregar em quatro e acarretam actividades diferenciadas nas quais o Gabinete de Projectos terá intervenção, nomeadamente:

a)   Fase de formalização de candidatura e instrução de pedido de financiamento;

b)   Fase de análise de proposta de contrato de financiamento;

c)   Fase de execução;

d)   Fase de encerramento.

2.   A primeira fase deve conter a análise ex-ante, devendo culminar com a emissão de parecer técnico que enuncie o risco financeiro do projecto. O parecer técnico a emitir terá em conta os seguintes elementos:

a)   Estrutura de financiamento do projecto;

b)   Tipologia das despesas e dos suportes documentais;

c)   Momento e formato de prestação de contas à(s) entidade(s) externas que a financiam;

d)   Análise dos parâmetros potencialmente condicionantes da execução do projecto, nomeadamente regulamentos, quantidade e complexidade de projectos em curso, entre outros.

3.   A segunda fase culmina com a análise da proposta de contrato de financiamento, enquadra o projecto na fase de execução, permite a sua classificação para efeitos estatísticos e potencia a sua disseminação junto de toda a comunidade.

4.   A terceira fase, fase de execução, acarreta a compilação de todos os elementos necessários à elaboração da contabilidade específica do projecto, verificação de elegibilidade das despesas e arquivo dos elementos físicos do projecto, necessários à prestação de contas à entidade financiadora.

5.   A quarta fase, de encerramento, impõe a submissão de pedido de pagamento de saldo final do projecto, devendo ainda ser aqui emitido relatório escrito que caracterize o histórico do projecto.

6.   Os processos associados à primeira e segunda fase serão repetidos sempre que exista divergência entre o plano previamente aprovado em candidatura e os elementos constantes no Termo de Aceitação ou documento legalmente equivalente, e/ou a execução requerida.


Inicio de execução de um projecto

1.   Em regra, um projecto tem início em momento posterior à assinatura de Termo de Aceitação, contrato de financiamento, ou documento legalmente equivalente.

2.   O Gabinete de Projectos jamais poderá emitir qualquer fluxo de informação associado à execução de um projecto se não possuir, arquivado em processo, qualquer um dos elementos enunciados no parágrafo precedente.


Processo Decisório

1.   Em conformidade com os Estatutos do Instituto Politécnico de Beja, a decisão de aprovação de orçamento e condições de execução financeira de projectos, enquadrados no conceito apresentado no artigo 2º, cabe, exclusivamente, ao Conselho de Gestão, tal como a autorização de todas as despesas que lhe possam estar associadas, independentemente da fonte de financiamento.


Prazos máximos e mínimos de resposta

1.   Qualquer proposta, possivelmente conducente ao desenvolvimento de um projecto, deve ser apresentada ao Gabinete de Projectos com uma antecedência mínima de 7 dias úteis da data máxima de emissão do parecer constante no artigo 3º.

2.   Compete ao Gabinete de Projectos comunicar ao serviço responsável pela contabilidade e ao serviço responsável pelo aprovisionamento, o enquadramento de um projecto baseado em Termo de Aceitação, ou documento equivalente, num prazo máximo de 48h após o momento em que tal documento tenha entrada no Gabinete de Projectos e se encontre autorizado pelo Conselho de Gestão.

3.   As propostas de realização de despesas directas são sempre remetidas ao Gabinete de Projectos, pelo serviço responsável pelo aprovisionamento tendo, o primeiro, um prazo máximo para verificação de elegibilidade de processo de despesa directa de 48 horas.


Eficiência e uniformização

1.   O Gabinete de Projectos publicará em sítio na Internet, até final de 2009, toda a informação que possa incrementar a eficiência dos serviços, de acordo com o exposto no Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de Abril e enquadrada no âmbito da sua intervenção.

2.   Os dados a disseminar pelo Gabinete de Projectos terão, obrigatoriamente, que ser objecto de cadastro.


Unidade e coerência

1.   Cada projecto tem um único responsável interno em toda a interacção com o Gabinete de Projectos e Serviço de Aprovisionamento, sem prejuízo da sua possível substituição em momento objectivamente definido no tempo.

2.   Qualquer levantamento de necessidades, possivelmente conducentes à realização de despesas, no âmbito de um projecto, será sempre formalizado em documento escrito pelo responsável enunciado no ponto precedente e apresentado aos serviços competentes em tempo útil.


Questões supervenientes

Qualquer elemento não enquadrável no presente regulamento deverá ser formalizado em requerimento escrito e será apreciado pelo Conselho de Gestão do Instituto Politécnico de Beja, em tempo útil.

Aprovado pelo Conselho de Gestão do Instituto Politécnico de Beja em cinco de Maio de dois mil e nove (acta número vinte e três).

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Ficha Técnica